Die Vorbereitungen eines Events laufen meist schon Monate vor der eigentlichen Veranstaltung. Eventmanager geben ihr Bestes, um die Veranstaltung so erfolgreich, wie nur möglich zu planen. Doch wenn bis zum Tag des Events alles steht, ist eigentlich nur die Hälfte der Arbeit vorbei.
Redner sind gebucht, das Catering bestellt und alle anderen Dinge laufen auch wie geplant.
Doch damit kann sich der Eventmanager nicht zurücklehnen. Wo sich Gäste amüsieren und eine gute Zeit verbringen sollen, stehen die Personen im Organisationsteam noch voll unter Strom. Es gibt immer Dinge, die noch schief gehen und die Veranstaltung beeinträchtigen können.
Ist die Zufahrt zur Eventlocation durch einen Unfall blockiert, das Wetter spielt nicht mit oder die Technik fällt aus. Das sind Ereignisse, die wohl in den Alpräumen jedes Eventmanagers schon vorgekommen sind. Doch das sind Dinge, die wir nicht beeinflussen können.
Beeinflussen lassen sich jedoch einige andere Faktoren, die ebenfalls zu Unannehmlichkeiten auf der Veranstaltung führen können. Der allerwichtigste Teil einer Veranstaltung sind die Teilnehmer. Und diese entscheiden nahezu hauptsächlich über Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung. Sind die Teilnehmer zufrieden, ist alles wunderbar. Werden Teilnehmer allerdings enttäuscht, so spricht sich das schnell rum und Ihr Event bleibt in negativer Erinnerung.
Mit ein wenig Vorbereitung und Vorkenntnis der unterschiedlichen Teilnehmertypen, können Sie die unterschiedlichen Charaktere so behandeln, wie sie es wünschen und damit die Grundstimmung der Veranstaltung nochmals deutlich anheben.
Grundsätzlich gibt es viele unterschiedliche Typen. Auf diese folgenden fünf Charaktere jedoch sollten Sie vorbereitet sein, um eine gute Stimmung auf dem Event sicherzustellen.
1. Die Influencer
In nahezu jedem Bereich gibt es Experten, die Ihre Veranstaltung bereichern werden. Es sind nicht die Art von Experten, die sich in den Mittelpunkt stellen. Eher diejenigen, die sich im Hintergrund halten und trotzdem beachtet werden möchten.
Deshalb ist es für Sie als Veranstalter sehr wichtig, Influencer zu erkennen und auf eine besondere Weise zu behandeln. Bereiten Sie für diese Gäste kleine Aufmerksamkeiten vor. Sie möchten mit der Veranstaltung ein Produkt bewerben? Bieten Sie dem Influencer dieses Produkt zum Test an. Oder stellen Sie ein kleines Infopaket zusammen, welches Auskunft über die Inhalte der Veranstaltung oder Insights zu den Rednern gibt.
Der Influencer wird seinem Netzwerk nach der Veranstaltung in irgendeiner Art und Weise vom Event berichten. Er kann dann durch tiefergehende Insights glänzen und wird begeistert von Ihrer Veranstaltung sein. Durch diese Kleinigkeit, die Sie ganz leicht vor dem Event vorbereiten können, werden Sie sich positive Rezensionen in den sozialen Netzwerken verdienen.
2. Die "Miesepeter"
Es wird immer Teilnehmer geben, die von ihrem Vorgesetzten auf die Veranstaltung geschickt wurden, selbst jedoch kein Interesse am Besuch des Events haben.
Diese Teilnehmertypen lassen sich nochmals in zwei Kategorien unterscheiden. Es gibt diejenigen, die sich einfach über einen arbeitsfreien Tag freuen. Sie kommen spät und gehen sehr früh wieder. Diese Teilnehmer werden keinen Einfluss auf den Erfolg oder Misserfolg Ihrer Veranstaltung haben. Seien Sie einfach darauf vorbereitet, dass es Besucher gibt, die zu spät kommen. Stellen Sie jedoch sicher, dass dadurch das Programm nicht gestört wird. Diese werden sich auch nur passiv an der Veranstaltung beteiligen. Versuchen Sie sie nicht zu interaktiven Eventformaten zu zwingen. Sie könnten die Begeisterung der anderen eindämmen.
Die anderen Typen, die kein Interesse an der Veranstaltung haben, tun ihren Unmut bei anderen Teilnehmern kund. Auch wenn Ihre Veranstaltung perfekt organisiert ist und abläuft, sie werden immer etwas finden, worüber sie sich beklagen können. Versuchen Sie diesen Teilnehmern zunächst zu besänftigen, indem Sie ihnen Ihre Hilfe anbieten und versuchen Probleme zu lösen. Wenn Sie merken, dass das nicht genügt, dürfen Sie sie bestimmt, aber höflich um Rücksichtnahme auf andere Teilnehmer bitten.
3. Die Networker
90 Prozent der Teilnehmer besuchen B2B-Veranstaltungen hauptsächlich zum Netzwerken und um neue Kontakte zu knüpfen. Networking belebt ihre Veranstaltung. Wenn Teilnehmer auf Ihrer Veranstaltung wichtige Personen treffen und dadurch vielleicht einen neuen Job oder einen neuen Auftrag ergattern, wird ihnen Ihre Veranstaltung sicherlich in positiver Erinnerung bleiben. Deshalb werden sie die Veranstaltung insgesamt sehr gut finden. Bieten Sie deshalb diesen Teilnehmertypen ausreichend Möglichkeiten, sich zu vernetzen. Planen Sie ausreichend Networking-Pausen ein und schaffen Sie Plätze, wie Networking-Areas, die geeignet sind um zu netzwerken.
Ein zusätzliches Networking-Tool speziell für Ihre Teilnehmer kann das Networking-Erlebnis auf Ihrer Veranstaltung noch deutlich erhöhen. Stellen Sie Ihren Gästen eine exklusive digitale Networking-Plattform zur Verfügung. So können sich diese untereinander schon vor der eigentlichen Veranstaltung vernetzen. Dank integriertem Matchmaking kann ein solches Tool durch gezielte Vorschläge passender Geschäftskontakte die Qualität der Kontakte zudem enorm beeinflussen.
4. Die Übermotivierten
Jeder Veranstalter wünscht sich Besucher, die sich aktiv an der Veranstaltung beteiligen. Das lockert das Ganze etwas auf. Doch auch hier ist ein wenig Überwachung durch das Eventpersonal nötig. Es gibt Teilnehmertypen, die sich dann gerne in den Mittelpunkt stellen. Wird ein Mikrofon rumgereicht, sind es meist sie, die es sich schnappen und Fragen stellen. Sie nutzen jede Gelegenheit, um sich einzubringen.
Achten Sie darauf, dass das nicht die Veranstaltung sprengt. Andere Besucher reagieren oft genervt darauf und die Stimmung droht schnell zu kippen. Geben Sie auch ruhigeren Gästen, die so nicht zu Wort kommen, die Möglichkeit, Fragen zu stellen und sich am Event aktiv zu beteiligen.
Bei Fragerunden sollten Sie die Übermotivierten einfach mal übergehen. Reichen Sie das Mikro an andere Gäste. Falls das nicht reicht, können Sie die unangenehmen Gäste auch freundlich darauf hinweisen, anderen Gästen auch mal den Vortritt zu lassen.
5. Die Schüchternen
Im Vergleich zu den übermotivierten Teilnehmern wollen die Schüchternen auf keinen Fall auffallen und sich möglichst versteckt halten. Gerade bei interaktiven Eventformaten tauchen diese Teilnehmer unter. Bringen Sie sie dabei nicht in Verlegenheit. Im Gegenteil, bieten sie diesen die Möglichkeit, sich anderweitig in das Eventgeschehen einzubringen. Schüchtern sein heißt, dass man sich ungern in den Mittelpunkt drängt und nicht gern offen auf andere Teilnehmer zugeht. Was es aber nicht bedeutet ist, dass man sich nicht gerne mit anderen Personen über unterschiedliche Themen austauscht und so sein Netzwerk erweitert. Bieten Sie als Eventveranstalter diesen Teilnehmern die Möglichkeit, den bestmöglichen Profit aus Ihrer Veranstaltung zu schlagen. Helfen Sie denjenigen, die nicht die geborenen Erstansprecher sind, das Eis zu brechen. Organisieren Sie beispielsweise kleinere Gesprächsrunden, in denen auch schüchterne Personen die Chance haben, zu Wort zu kommen. So ist die Wahrscheinlichkeit deutlich höher, dass ein anderer Teilnehmer auf die etwas Schüchternen zugeht, weil sie gerade zufällig in der selben Gesprächsrunde sind. Eine Networking-App könnte zusätzlich helfen, diese Teilnehmertypen zu unterstützen. So können 1:1 Meetings ganz einfach vereinbart werden und die Erstansprache erfolgt über die App, was es vielen deutlich leichter macht, nicht persönlich auf andere Teilnehmer zugehen zu müssen. Und nicht nur das – wovon die Schüchternen profitieren, profitieren all Ihre anderen Teilnehmertypen ebenfalls.
Lassen Sie sich nicht aus dem Konzept bringen!
Wenn Sie sich auf diese Teilnehmer eingestellt haben, haben Sie schon einen weiteren Schritt in die Richtung eines erfolgreichen Events gemacht. Doch wichtig ist, dass Sie sich am Tag des Events nicht von Kleinigkeiten aus dem Konzept bringen lassen. Dinge, die Sie nicht beeinflussen können laufen falsch? Wenn Sie einen annehmbaren Plan B haben, was beispielsweise das Wetter angeht werden Ihre Teilnehmer sicher Verständnis für die dadurch entstehenden Einschränkungen haben. Denn wie man so schön sagt: Erstens kommt es anders, zweitens als man denkt.
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